Business Process Analysis (BPA) – Τι είναι? Μια πολύ συνοπτική αναφορά

Η Ανάλυση των Επιχειρησιακών Διαδικασιών (Business Process Analysis - BPA) θα μπορούσαμε να πούμε συνοπτικά ότι είναι η μεθοδική καταγραφή, μελέτη και ανάλυση των οντοτήτων, των αλληλοσχετίσεων και των επιμέρους διαδικασιών που εμπλέκονται σε μια γενικότερη διαδικασία πχ στην περίπτωση μας στην εξαγωγή ενός φορτίου (container) εμπορευμάτων.

Βασικός σκοπός μιας μελέτης BPA είναι να συγκεντρώσει τα δεδομένα και να περιγράψει τις διαδικασίες σε συντονισμό με όλους τους εμπλεκόμενους. Ειδικότερα στους σκοπούς της περιλαμβάνονται :

• η καταγραφή των υφιστάμενων διαδικασιών, πχ των εξαγωγικών επιχειρησιακών διαδικασιών για ένα προϊόν, συμπεριλαμβανομένων των ενεργειών, των εγγράφων & δικαιολογητικών, των κανόνων και των ρυθμίσεων του νομοθετικού πλαισίου

• η εκτίμηση των κινδύνων (πχ εμπορικών και ρυθμιστικών) και του τυχόν συνεπαγόμενου κόστους ή/και των καθυστερήσεων

•  ο εντοπισμός και η αναγνώριση των εμποδίων και των τομέων που μπορούν να βελτιωθούν

• η πρόταση δράσεων κατά προτεραιότητα για την βελτίωση της κατάστασης πχ για τη διευκόλυνση του διασυνοριακού εμπορίου σε ένα συγκεκριμένο προϊόν.

Στη μεθοδολογία της διεξαγωγής μελετών ΒΡΑ περιλαμβάνεται η διενέργεια συναντήσεων και συνεντεύξεων με τις κυριότερες οντότητες των εμπλεκομένων για την καταγραφή των διαδικασιών και των δικαιολογητικών. Σκοπός της καταγραφής είναι η περεταίρω ανάλυσή τους, ο εντοπισμός ευρημάτων, η εξαγωγή συμπερασμάτων, η κατηγοριοποίησή τους, ο καθορισμός προτεραιοτήτων και η διαμόρφωση προτάσεων βελτιωτικών αλλαγών.

Βασική προϋπόθεση για την επιτυχή έκβαση μιας μελέτης BPA είναι η σαφής οριοθέτησή της (προσδιορισμός scope). Πχ στη διεξαγωγή μιας μελέτης για την εξαγωγή ενός προϊόντος, θα πρέπει να καθοριστούν : 

• Ποιος ακριβώς τύπος προϊόντος θα εξετασθεί (πχ συσκευασμένο, χύμα, ποιότητα, συγκεκριμένης γεωγραφικής  προέλευσης, κλπ)

• Από ποιο σημείο της εφοδιαστικής αλυσίδας θα ξεκινήσει η καταγραφή και η ανάλυση (πχ αγρόκτημα, συσκευαστήριο, εγκαταστάσεις εξαγωγέα, κλπ)

• Ποιες αγορές – χώρες προορισμού θα αναλυθούν (πχ ΕΕ, Ρωσία, Κίνα, Αυστραλία, κλπ)

• Ποια είναι τα πιο συγκεκριμένα τα προσδοκώμενα αποτελέσματα

• Ποιοι είναι οι συμμετέχοντες – οι κύριες οντότητες συμμετεχόντων (“actors”) στην εφοδιαστική αλυσίδα

• Ποια μεταφορικά μέσα θα συμπεριληφθούν (Οδικώς, Θαλάσσια μεταφορά, Αεροπορικώς)

• Ποιες θα είναι οι ειδικότερες ανάγκες σε ανθρώπινο δυναμικό

 κλπ

Υλικό για περεταίρω πληροφόρηση

Ο Οδηγός (πρόσφατη ενημέρωση Σεπτ. 2012) για την καταγραφή, ανάλυση και  απλούστευση των διασυνοριακών εμπορικών διαδικασιών των Ηνωμένων Εθνών που είναι διαθέσιμος στην ηλεκτρονική διεύθυνση : http://www.unescap.org/tid/publication/tipub2558new.pdf (αλλά και εδώ)  μπορεί να προσφέρει σημαντικές αρχικές πληροφορίες για τις διαδικασίες ΒΡΑ στο διασυνοριακό εμπόριο. Επίσης χρήσιμος μπορεί να είναι και ο οδηγός «Thai Jasmine Rice BPA, pages 1 to 12» στην ηλεκτρονική διεύθυνση http://www.unescap.org/tid/publication/tipub2558new_annex.pdf (επίσης εδώ).